Les différentes étapes pour organiser un congrès

L’organisation d’un congrès demande des moyens humains et maté­riels consé­quents et repré­sente un bud­get non négli­geable. Cet évé­ne­ment réunit les spé­cia­listes d’une filière pro­fes­sion­nelle pour étu­dier, débattre et échan­ger. La qua­li­té de l’événement a une inci­dence sur la per­cep­tion du public (congres­sistes) envers les ins­ti­tu­tions, asso­cia­tions orga­ni­sa­trices : l’enjeu est de taille.

Les attentes des congres­sistes et des inter­ve­nants évo­luent avec le temps : le lieu évé­ne­men­tiel, les conte­nus et leurs modes de dif­fu­sion doivent être en par­faite adé­qua­tion avec les défis que la filière ren­contre dans l’actualité. C’est pour­quoi il est impor­tant de bien se ren­sei­gner sur les ten­dances et les bonnes pra­tiques à suivre. Que vous ayez déjà orga­ni­sé un congrès ou qu’il s’agisse de votre pre­mier évé­ne­ment de cette enver­gure, l’organisation d’un évé­ne­ment d’une telle ampleur n’est pas une tâche facile. Voi­ci quelques conseils étape par étape pour ne pas lais­ser place au hasard.

La création d’un comité d’organisation pour votre congrès

Orga­ni­ser un évé­ne­ment pro­fes­sion­nel de l’ampleur d’un congrès néces­site la for­ma­tion d’un comi­té d’organisation. Le choix des membres qui vous accom­pa­gne­ront doit se faire selon leurs com­pé­tences et leurs habi­li­tés dans le domaine. Vien­dra ensuite la répar­ti­tion des dif­fé­rentes tâches dans les­quelles cha­cun sera res­pon­sable et impli­qué. Un bon comi­té d’organisation faci­lite gran­de­ment l’organisation de votre congrès.

Comment organiser un congrès : l’étape du cahier des charges

La créa­tion d’un cahier des charges pen­dant l’organisation de votre congrès per­met de déter­mi­ner les grandes étapes de l’événement. Pour ce faire, le comi­té d’organisation doit répondre à 6 ques­tions : Pour­quoi ? Quoi ? Com­ment ? Qui ? Quand ? Où ?

Pourquoi organise-t-on un congrès ?

Ici, il s’agit de la rai­son de la créa­tion de votre congrès. Pour­quoi pre­nez-vous la peine d’organiser un tel évé­ne­ment ? Quel est votre objec­tif final ? Votre choix défi­ni­ra le mes­sage que vous dif­fu­se­rez lors du congrès ain­si que votre budget.

La question du « Quoi » dans l’organisation du congrès

Il s’agit ici de déter­mi­ner le thème de votre congrès. Le titre de l’événement doit sus­ci­ter la curio­si­té pour don­ner l’envie au public de se dépla­cer à votre congrès. Pour être effi­cace, le thème choi­si devra être d’actualité ou abor­der des sujets sous un nou­vel angle. L’objectif est de répondre aux besoins des congres­sistes et de votre cible pour le congrès que vous organisez.

L’organisation d’un congrès : Le « Comment »

Com­ment orga­ni­ser un congrès ? La réponse à cette ques­tion se trouve en grande par­tie dans la réa­li­sa­tion d’un bud­get pour le congrès que vous sou­hai­tez orga­ni­ser. Vous vous met­tez en recherche de solu­tions pour les aspects orga­ni­sa­tion­nels, admi­nis­tra­tifs, logis­tiques et esti­mez le coût de chaque pôle de dépense de votre future congrès. Cette étape est cru­ciale pour réus­sir votre congrès. Besoin d’augmenter votre bud­get ? La recherche de spon­sors ou de par­te­naires peut repré­sen­ter une source de reve­nus supplémentaire.

CONTACTEZ-NOUS

Le « Qui » vous aide à choisir votre cible : congressistes, exposants, intervenants, partenaires…. pour le congrès

Pour un congrès réus­si, il est néces­saire de défi­nir les cibles prin­ci­pales : vos congres­sistes, vos par­te­naires, vos expo­sants, vos inter­ve­nants… Votre mes­sage ne sera pas le même selon le récep­teur. Votre dis­cours sera dif­fé­rent si vous devez démar­cher un par­te­naire poten­tiel ou invi­ter un inter­ve­nant de renom. Une fois les publics cible défi­nis pour le congrès, vous allez pou­voir éva­luer le nombre d’invités et de par­ti­ci­pants pour votre évé­ne­ment. Cette don­née vous per­met­tra d’affiner votre recherche de lieu de réception.

Quand faut-il organiser votre congrès ?

À quelle date aura lieu votre congrès ? Sur un ou plu­sieurs jours ? Pen­sez à véri­fier qu’aucun congrès ou évé­ne­ment du genre n’a lieu en même temps que le vôtre. Il est aus­si for­te­ment conseillé de ne pas faire votre congrès lors de jours fériés ou pen­dant les vacances sco­laires, sauf exceptions.

Pre­nez le temps de véri­fier les calen­driers spor­tifs ou poli­tiques… Orga­ni­ser un congrès le jour de la finale de la coupe du monde ou pen­dant le 2^e tour des élec­tions pré­si­den­tielles peut s’avérer dan­ge­reux pour l’édition.

Où organiser un congrès ?

Le choix du lieu est d’une impor­tance capi­tale pour l’organisation d’un congrès. Les des­ti­na­tions inter­ro­gées doivent pro­po­ser des espaces adap­tés au nombre de par­ti­ci­pants : Un palais des congrès ou un parc d’expositions a été ima­gi­né pour accueillir des évé­ne­ments de moyenne et grande ampleur. Une Vil­la ou un hôtel se prê­te­ra à l’organisation d’événements plus inti­mistes. Dans tous les cas, le lieu sélec­tion­né devra être acces­sible faci­le­ment par votre public. La capa­ci­té d’hébergement est éga­le­ment à prendre en compte si le congrès se déroule sur plu­sieurs jours.

Si vous avez peu de connais­sance du tis­su éco­no­mique local, pre­nez conseil auprès du lieu de récep­tion : il tra­vaille tout au long de l’année avec un panel de pres­ta­taires locaux de qua­li­té et de confiance (trai­teurs, ser­vice de sécu­ri­té, per­son­nel d’accueil…)

TÉLÉCHARGEZ LA BROCHURE DU CID

DEMANDEZ UN DEVIS

Préparer la programmation du congrès

Le thème du congrès ne doit pas être per­du de vue pour décli­ner le pro­gramme : confé­rences, ate­liers, pré­sen­ta­tions de pro­duits dans la zone exposants…

La renom­mée des inter­ve­nants maxi­mi­se­ra la taux de par­ti­ci­pa­tion. Vous devrez éga­le­ment défi­nir leur temps de parole et leur ordre de pas­sage. Pré­voyez, si pos­sible, des confé­ren­ciers pour palier aux éven­tuels désis­te­ments de der­nière minute.

La communication pendant votre congrès

Une bonne com­mu­ni­ca­tion est essen­tielle pour un congrès de qua­li­té. Il est donc néces­saire de pré­pa­rer une cam­pagne de com­mu­ni­ca­tion avant, pen­dant et après le congrès pour atti­rer et inté­res­ser au maxi­mum la cible sou­hai­tée. Pour que cela soit plus pra­tique pour votre public, l’envoi des invi­ta­tions pour votre congrès doit se faire 6 mois avant la date du début de l’événement. Si vous êtes une entre­prise, assu­rez-vous de bien res­pec­ter votre iden­ti­té gra­phique lors de votre com­mu­ni­ca­tion, pour ren­for­cer votre image de marque. Vous pou­vez pro­mou­voir votre évé­ne­ment via dif­fé­rents canaux tels que :

• Un site web bien réfé­ren­cé dédié à votre congrès,
• les réseaux sociaux consti­tuent de très bons canaux de com­mu­ni­ca­tion pour votre congrès,
• une vidéo pro­mo­tion­nelle, etc.

Au moment du congrès : anticiper et se préparer aux imprévus

Les évé­ne­ments de ce genre ren­contrent sou­vent des impré­vus. L’important est de ne pas être pris au dépour­vu au moment où celui-ci ce pro­duit. Appuyez-vous sur les connais­sances et l’expertise du lieu de récep­tion et de son équipe évé­ne­men­tielle : un chef de pro­jet, un com­mer­cial, un régis­seur et toute une équipe tech­nique vous accompagne.

Post-congrès : que faire ?

Une fois le congrès ter­mi­né, la com­mu­ni­ca­tion « bilan » de l’édition s’amorce : vidéos, témoi­gnages, best-off, repor­tages pho­tos, remer­cie­ments par­te­naires, enquêtes auprès des congres­sistes, des expo­sants, des inter­ve­nants… Récol­tez un maxi­mum de don­nées et d’informations pour abor­der serei­ne­ment la pro­chaine édition.

Envie d’organiser votre congrès à Deau­ville, en Nor­man­die, à deux petites heures de Paris ? C’est un cadre excep­tion­nel qui ravi­ra vos par­ti­ci­pants comme vos confé­ren­ciers ! La ville accueille déjà de nom­breux évé­ne­ments, dont cer­tains ont une por­tée à l’international. N’hésitez pas à nous contac­ter pour obte­nir plus d’informations.

CONTACT