Comment faire le programme d’un évènement professionnel ?

Les clés pour réussir l’organisation d’un événement professionnel

Dans le monde pro­fes­sion­nel, orga­ni­ser un évé­ne­ment est une tâche qui requiert de la rigueur et de l’ef­fi­ca­ci­té pour assu­rer son suc­cès. Que ce soit pour une confé­rence, un sémi­naire ou encore une soi­rée de gala, il faut bien pla­ni­fier les dif­fé­rentes étapes du pro­gramme évé­ne­men­tiel et anti­ci­per les impré­vus. Dans cet article, le CID, centre des congrès de Deau­ville vous pro­pose quelques élé­ments pra­tiques pour vous aider à ne rien oublier dans la concep­tion de votre agen­da évé­ne­men­tiel.

La définition des objectifs et du public cible

Avant même de pen­ser au pro­gramme de votre évé­ne­ment, il est essen­tiel de déter­mi­ner quels sont vos objec­tifs et qui sera votre public cible. Pour cela, il est essen­tiel de répondre à quelques ques­tions pra­tiques avec objectivité :

• Quel mes­sage sou­hai­tez-vous trans­mettre pen­dant votre évè­ne­ment pro ?
• Quels sont les résul­tats attendus ?
• Qui sont les per­sonnes sus­cep­tibles d’être inté­res­sées par votre évé­ne­ment pro­fes­sion­nel ou d’entreprise ?

Une fois ces trois élé­ments cla­ri­fiés, vous pour­rez adap­ter le conte­nu de votre pro­gramme en fonc­tion des cri­tères retenus.

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Le choix du lieu de l’évènement et de la date

Pour sélec­tion­ner le lieu idéal pour votre évé­ne­ment pro­fes­sion­nel, il faut prendre en compte plu­sieurs facteurs :

• La capa­ci­té d’ac­cueil du lieu
• La loca­li­sa­tion géo­gra­phique, les moda­li­tés de trans­port, le temps de tra­jet estimé
• Les infra­struc­tures et équi­pe­ments dis­po­nibles sont-ils adap­tés aux besoins de l’événement ?
• Le bud­get alloué : il sera utile d’interroger plu­sieurs lieux pour com­pa­rer les offres

Concer­nant la date, pen­sez à véri­fier qu’au­cun autre évé­ne­ment majeur n’a lieu en même temps et que celle-ci convient au plan­ning de vos inter­ve­nants et par­ti­ci­pants. Il est conseillé de prendre en compte l’a­gen­da sco­laire (les vacances sco­laires ain­si que les dif­fé­rents ponts avec les jours fériés de l’année).

Consul­ter éga­le­ment nos conseils sur le sujet : com­ment réus­sir l’or­ga­ni­sa­tion d’un évè­ne­ment pro­fes­sion­nel.

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L’élaboration du programme détaillé de votre événement professionnel

Une fois les objec­tifs, le public cible, le lieu et la date défi­nis, vous pou­vez com­men­cer à tra­vailler sur le conte­nu de votre pro­gramme évé­ne­men­tiel. Voi­ci quelques élé­ments clés à ne pas négliger :

Les interventions et ateliers

Ces moments sont le cœur de votre évé­ne­ment pro­fes­sion­nel. Veillez à sélec­tion­ner des inter­ve­nants experts dans les domaines abor­dés, ils don­ne­ront toute sa légi­ti­mi­té à votre évé­ne­ment. Pen­sez éga­le­ment à pré­voir des ate­liers inter­ac­tifs pour favo­ri­ser l’é­change entre les participants.

Les pauses et moments de networking

N’ou­bliez pas d’in­clure des pauses dans votre pro­gramme pour per­mettre aux par­ti­ci­pants de se repo­ser et d’échan­ger entre eux. Ces moments sont sou­vent pro­pices au réseau­tage et peuvent être très béné­fiques pour les entre­prises présentes.

Les animations et divertissements

Pour rendre votre évé­ne­ment pro­fes­sion­nel plus dyna­mique et agréable, pré­voyez des ani­ma­tions ori­gi­nales et adap­tées à votre public cible. Il peut s’a­gir de jeux, de spec­tacles ou encore d’ex­po­si­tions en lien avec la thé­ma­tique de votre évé­ne­ment. Les dîners de gala repré­sentent un temps fort au cours d’un événement.

La communication autour de l’événement

Pour garan­tir le suc­cès de votre évé­ne­ment pro­fes­sion­nel, il est pri­mor­dial de mettre en place une stra­té­gie de com­mu­ni­ca­tion efficace :

• Créez un site inter­net dédié à l’événement
• Uti­li­sez les réseaux sociaux pour tou­cher votre public cible
• Envoyez des invi­ta­tions per­son­na­li­sées aux per­sonnes sus­cep­tibles d’être intéressées
• Met­tez en place des par­te­na­riats avec des médias et influen­ceurs du sec­teur concerné

L’anticipation des imprévus

Dans l’or­ga­ni­sa­tion d’un évé­ne­ment pro­fes­sion­nel, il est essen­tiel de se pré­pa­rer aux éven­tuels impré­vus.

Voi­ci quelques conseils pour anti­ci­per ces situa­tions peu confor­tables mais bien réelles :

• Ayez tou­jours un plan B : pré­voyez plu­sieurs solu­tions de secours pour pal­lier les pro­blèmes tech­niques, aux annu­la­tions ou aux retards.
• Assu­rez-vous d’a­voir suf­fi­sam­ment de per­son­nel : pour gérer l’ac­cueil des par­ti­ci­pants, la sécu­ri­té, la logis­tique et les animations.
• Pré­pa­rez une liste de contacts utiles : méde­cin, élec­tri­cien, trai­teur… afin de pou­voir réagir rapi­de­ment en cas de besoin. Les équipes des éta­blis­se­ments spé­cia­li­sés dans l’accueil d’événements pro­fes­sion­nels sau­ront vous guider.

VOTRE ÉVÉNEMENT ÉCORESPONSABLE EN NORMANDIE

En pre­nant en compte tous ces quelques points impor­tants, vous serez en mesure de conce­voir un pro­gramme évé­ne­men­tiel adap­té à vos objec­tifs et à votre public cible. N’ou­bliez pas que la réus­site d’un évé­ne­ment pro­fes­sion­nel repose sur une bonne pré­pa­ra­tion et une ges­tion rigou­reuse des détails.

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